Description de la mission
Sous la supervision du Responsable Administratif, le Responsable de bureau assurer les missions suivantes :
- Gestion du poste d’accueil
- Assurer l’accueil, le renseignement et l’orientation des visiteurs
- Produire des rapports chiffrés sur l’occupation des locaux
- Gérer les appels téléphoniques
- Tenue du répertoire, réception et transfert des appels
- Effectuer diverses tâches administratives telles que les saisies informatiques (bases de données visiteurs, suivi du courrier, rédaction des comptes rendus, rapport etc.)
- Gérer les courriers physiques et autres documents entrant: enregistrement et transmission au Responsable Administratif ;
- Assurer la transmission des informations vers l’extérieur
- Intendance des bureaux
- Organisation logistique des activités (réservation des salles, aménagement des espaces en fonction des activités, attribution des espaces, mise à disposition des outils & besoins) ;
- Effectuer le suivi des activités de la société de nettoyage, de sécurité et de l’agent de liaison ;
- Veiller au bon fonctionnement des espaces (entretien du bâtiment, approvisionnement) ;
- Suivre l’utilisation des espaces et locations (application et respect des règles de fonctionnement) ;
- Assurer la gestion des stocks ;
- Assurer la gestion des prestataires (base de données, commandes, devis, réception des livraisons) ;
- Produire des rapports mensuels/trimestriels sur le patrimoine de la société (état des locaux, mobilier, outils informatiques etc.) ;
- Gestion du calendrier des activités
- Relever les différentes activités auprès des différents responsables
- Créer et mettre à jour le calendrier des activités partagé
- Assurer le suivi du calendrier des activités (conflits, confirmation des dates, informations à l’équipe)
- Support aux activités (programmes, Administration, CTO)
- Mettre en place des plans d’assises pour les différents programmes, nouvel arrivant
- Organisation des masterclass (Suivi des inscriptions, relances téléphoniques, fiches de présence)
- Suivi des travaux de maintenance du bâtiment
- Exécuter toutes autres tâches connexes nécessaires et utiles à la bonne exécution des tâches qui lui sont confiées
- Exécuter toutes autres tâches de ses compétences confiées par les supérieurs hiérarchiques
- Veiller à la vie de l’entreprise
- Imaginer et proposer des activités de groupe
- Gestion de la caisse
Comment postuler
Remplissez le formulaire ci-dessous et envoyez-nous :
- Votre CV à jour
- Une lettre de motivation
- Les copies de vos diplômes
Toute candidature ne contenant pas ces documents ne sera pas prise en compte.
